Lediga jobb som Administrativ assistent i Söderköping

I Söderköpings kommun vill vi skapa Livsglädje. Alla dagar. Det är vår vision och något vi strävar efter. Här finns möjligheter och utmaningar i en attraktiv kommun, strategiskt belägen med närhet till universitetsstäderna Norrköping och Linköping. Delaktighet och närheten till beslut ger stora möjligheter till yrkesmässig och personlig utveckling. Genom medskapande formar vi en attraktiv arbetsplats, där vi bidrar till ett fortsatt växande Söderköping. Vår värdegrund: helhetssyn, nytänkande, engagemang och tydlighet berättar om hur vi som organisation vill vara och uppfattas.

Välkommen att skapa framtiden tillsammans med oss!


Kontaktcenter är enhet i det nyskapade verksamhetsområdet Kultur, Kommunikation och Service. Verksamhetsområdet ansvarar utöver Kontaktcenter också för kommunikation och e-tjänster, näringsliv och turism, kultur och fritid samt bibliotek.

Kontaktcenter är en central funktion för extern och intern information och service till kommunens invånare och besökare samt kommunens verksamheter. Kontaktcenter hjälper till med enklare frågor och ärenden gällande kommunens olika enheter och andra myndigheter.

Nu behöver vi förstärka vårt team med en administratör.

Arbetsbeskrivning

Du ingår i vårt team och kommer arbeta såväl i grupp som självständigt. Du rapporterar till enhetschef och du kommer vara en av kontakcenters 5 medarbetare.

I din roll som administratör vid kontakcenter ingår arbetsuppgifter som postöppning, registrering, diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar och arkivering av handlingar. Du kommer också att bemanna kommuns växel och reception.

Vi använder Ciceron som ärende- och dokumenthanteringssystem och Mitels MiContact Centre Agent (MiCC) som växelsystem.

Kvalifikationer

För att kvalificera för tjänsten som administratör behöver du ha minst gymnasieutbildning och flera års erfarenhet av administrativt arbete. Du förutsätts ha goda kunskaper i offentlighet- och sekretesslagen, offentlighetsprincipen, arkivlagen, förvaltningslagen och kommunallagen.

Du har god språklig förmåga gällande svenska, vad gäller tal och skrift. Du behärskar Office-paketet samt är en van användare av dokument- och ärendehanteringssystem och har erfarenhet av diarieföring i offentlig förvaltning

Det är meriterande om du har arbetat i växel och reception och i en politiskt styrd organisation.

Du är strukturerad, noggrann och har förmåga att arbeta självständigt och tar eget ansvar samtidigt som du är en god lagspelare. Som person ska du vara serviceinriktad och ha lätt för att skapa goda relationer. För att vara rätt person för oss måste du också ha engagemang i ditt arbete, vara ansvarsfull samt utvecklingsorienterad. Du är stabil i pressade situationer och har lätt för att anpassa dig efter ändrade omständigheter och har förmågan att se helheten samtidigt som du kan detaljerna. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt har förmågan att hålla tidsramar.

Du tänker digitalt först och tycker att det är spännande att få vara med och utveckla och påverka framtidens arbetsuppgifter.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Anställningens omfattning

Anställningsform: Tillsvidare.
Omfattning: Heltid.

Tillträde: Snarast efter överenskommelse.

Ansökan

Ansök senast: 2024-11-10.

Anställning

Antal annonserade tillfällen: 1.

Tjänsten kommer tillsättas externt under förutsättning att den inte tas i anspråk med anledning av företrädesrätt.

Övrigt

 

Söderköpings kommun strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Inför rekryteringsarbetet har Söderköpings kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

YOUR DUTIES

As a Project Assistant you provide valuable assistance to the project manager. The role is to provide support and create balance in the time and scope of executing projects.

The project assistant will carry out administrative duties by collecting data, sorting, filing and sending out project files to the right personnel, workers, and stakeholders.

As a assistant you are responsible for supervising projects in progress and ensures that all issues related to the projects are clarified and completed to avoid confusion and interruption during execution of projects.

Key duties

- Checking standard material status weekly: screws, cables…
- Checking standard material status weekly: screws, cables…
- Check one week before project start the material status => feedback to workshop & PM
- Final check before closing project: red marks done, pictures taken & sorted, complete filled in test protocol


Key Responsibilities

Office and project manager support

- Checking & review: drawing, layout, connection tables
- Prepare connection tables / checking
- Prepare workshop binder: check if all information’s are included
- Prepare customer documentation / upload to customer platform
- Scanning and archive project binder / green marked drawings
- Check price, availability
- Wire marking order/sort, labels
- Update change orders


YOUR PROFILE

We are looking for a confident person with a high drive and an open mind. You have good administrative skills and have great ability to pay attention to details. To enjoy this role, it´s important that you have the ability to manage time effectively and to be solution oriented.

You are good at communicating and have excellent skills in Microsoft Office. We think you have completed some kind of technical gymnasium and maybe have added some electrical education.

It is meritorious if you are familiar with the Kanban Method. Field experience is good but not necessary. You speak and write English fluently.

We offer an exciting and varying job in a tight group of technicians, does it sound interesting?

Post your application immediately since we continuously are recruiting! Visa mindre

I Söderköpings kommun vill vi skapa Livsglädje. Alla dagar. Det är vår vision och något vi strävar efter. Här finns möjligheter och utmaningar i en attraktiv kommun, strategiskt belägen med närhet till universitetsstäderna Norrköping och Linköping. Delaktighet och närheten till beslut ger stora möjligheter till yrkesmässig och personlig utveckling. Genom medskapande formar vi en attraktiv arbetsplats, där vi bidrar till ett fortsatt växande Söderköping. Vår värdegrund: helhetssyn, nytänkande, engagemang och tydlighet berättar om hur vi som organisation vill vara och uppfattas.

Välkommen att skapa framtiden tillsammans med oss!

Samhällsbyggnadsförvaltningen har som övergripande målsättning att skapa förutsättningar för hållbar tillväxt. Förvaltningens uppdrag spänner över flera verksamhetsfält och ansvarar bland annat för bygglov, kart- och mätverksamhet, detalj- och översiktsplanering, mark- och exploateringsfrågor, miljö- och hälsoskyddstillsyn, livsmedelstillsyn, bostadsanpassning samt samhällsbetalda resor. Förvaltningen har drygt 30 medarbetare.

Nu söker vi en administratör med fokus på plan och bygg till vår samhällsbyggnadsförvaltning.

Arbetsbeskrivning
Du ingår i vårt administrativa team och kommer arbeta såväl i grupp som självständigt. Du rapporterar till administrativ chef och du kommer vara en av administrationens 4 medarbetare som är en del av samhällsbyggnadsförvaltningen.

I tjänsten som administratör på samhällsbyggnad är du framför allt ett administrativt stöd för miljö-, plan- och bygglovsverksamheten men även förvaltningen som helhet. I rollen som administratör ingår kontakter och kommunikation kring miljö- och bygglovsärenden samt service till allmänheten via telefon, e-post och mottagande av besök.

I din roll som administratör ingår arbetsuppgifter som postöppning, registrering och diarieföring, rättidsprövning, expediering och arkivering av ärenden i vårt ärende- och dokumenthanteringssystem EDP Vision. Du är en nyckelperson på förvaltningen med kunskapen om hur förvaltningen ska hantera handlingar, både offentliga och interna samt att på begäran lämna ut allmänna handlingar.

Andra arbetsuppgifter som kan vara aktuella är handläggning av enklare miljö- och bygglovsärenden.

Kvalifikationer
För att kvalificera för tjänsten som administratör behöver du ha minst gymnasieutbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Du förutsätts ha goda kunskaper om offentlighet och sekretess samt god språklig förmåga gällande svenska, vad gäller tal och skrift. Du är mycket van att använda dator som arbetsverktyg.

Meriterande är om du har arbetat med likande arbetsuppgifter, har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation, samt kunskap inom plan- och bygglagen och inom miljöområdet.

Det är meriterande om du har kunskap i relevant lagstiftning i kommunal verksamhet exempelvis kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen.

Erfarenhet av handläggning av ärenden inom plan- och bygglagen är meriterande.

Som person ska du vara serviceinriktad och noggrann, ha lätt för att skapa goda relationer och ha mycket god förmåga att samarbeta. För att vara rätt person för oss måste du också ha engagemang i ditt arbete, ha förmåga att arbeta självständigt, vara strukturerad i ditt arbetssätt, vara ansvarsfull samt utvecklingsorienterad. Du tänker digitalt först och vill vara med på vår utvecklingsresa. Du har förmågan att se helheten samtidigt som du kan detaljerna.

Vi värdesätter de kvalitéer som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställningens omfattning
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: 100%

Tillträde: Snarast efter överenskommelse

Ansökan
Ansök senast:2020-12-06

Anställning
Antal annonserande tillfällen:1

Övrigt

Söderköpings kommun strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Inför rekryteringsarbetet har Söderköpings kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

VÅRT ERBJUDANDE

Letar du sommarjobb och är du en stjärna inom administration där det gäller att ha ordningssinne så är det precis dig vi söker. Har du dessutom lite intresse och kunskap av bilar så underlättar det.

ARBETSBESKRIVNING

Arbetsuppgifterna består av att hantera ordrar och enklare fakturafrågor. Utöver detta består arbetet också av support till övriga avdelningar inom företaget i det som behövs under sommaren inom administration. Det är viktigt att du brinner för service i alla led.

DINA KVALIFIKATIONER/KRAV

- Gedigen erfarenhet av arbete inom kundservice och administration
- Relevant gymnasie-/ högskoleutbildning
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift
- God datorvana
- Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper


MERITERANDE

- Erfarenhet från bilbranschen
- Körkort


DIN PROFIL

- Är utåtriktad, har stort engagemang och är serviceinriktad
- Är flexibel, strukturerad och duktig på att planera och organisera ditt arbete
- Som person är driven, målmedveten och har lätt för att samarbeta med människor i alla led
- i din roll kommer du ha kontakt med flera olika personer dagligen vilket kräver att du är en person med ett socialt intresse


OM OSS

På Pema People är vi övertygade: Personalen är vår viktigaste resurs. Vårt starkaste argument. En unik möjlighet för våra kunder. I kombination med nytänkande, flexibilitet och lyhördhet för kundens behov resulterar den filosofin i bemannings- och personallösningar som verkligen gör skillnad. Både idag och i morgon.

ANSÖKAN

Tjänsten är ett konsultuppdrag hos Pema People över sommaren. Urval sker löpande.

Ansökan sker genom att du registrerar dig nedan. Bifoga CV och personligt brev.

Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

I Söderköpings kommun vill vi skapa Livsglädje. Alla dagar. Det är vår vision och något vi strävar efter. Här finns möjligheter och utmaningar i en attraktiv kommun, strategiskt belägen med närhet till universitetsstäderna Norrköping och Linköping. Delaktighet och närheten till beslut ger stora möjligheter till yrkesmässig och personlig utveckling. Genom medskapande formar vi en attraktiv arbetsplats, där vi bidrar till ett fortsatt växande Söderköping. Vår värdegrund: helhetssyn, nytänkande, engagemang och tydlighet berättar om hur vi som organisation vill vara och uppfattas.

Välkommen att skapa framtiden tillsammans med oss!

Du kommer att ingå i Planeringsenheten som består av bemanningsplanerare, TES-planerare, schemaläggare och HR-konsult. Planeringsenhetens arbete fokuserar på schemaläggning utifrån heltid som norm, TES-planering samt vikarietillsättning, i syfte att bidra till Söderköpings kommun kompetensförsörjning.

Tycker du om att optimera och planera? Förstår du förhållandet mellan de olika delar en hemtjänst styrs av, det vill säga brukare, personal, verksamhet och ekonomi?

Välkommen med din ansökan som TES-planerare hos oss i Söderköpings kommun!

Arbetsbeskrivning
Du kommer att ingå i en grupp med fyra TES-planerare. Idag arbetar två planerare med strategiskt arbete, det vill säga planering framåt, statistik och uppföljning. Vi söker dig som kan komplettera detta team med att arbeta operativt i dagens planering som redan är lagd. Du kommer att arbeta i systemet TES (Trygghet, Enkelhet, Säkerhet) där man planerar ut brukarnas insatser för hemtjänstpersonal. Arbetet innebär mycket kontakter med personal, brukare och anhöriga. Du kommer att hantera korttidsfrånvaro och optimera planeringen utifrån kontinuitet, personalresurser och ekonomi. I din roll kommer du även att ta emot larm från brukare och fördela ut dessa till hemtjänstpersonal. Vid tillfällen kommer du att utföra hembesök.

Kvalifikationer
Du behöver ha erfarenhet och förståelse för arbetet i hemtjänsten och dess helhet. Det är meriterande om du har erfarenhet av systemet TES, Treserva och Time Care. För att passa i rollen som TES-planerare behöver du vara lugn och trygg, vilket även speglas i ditt bemötande. Du har god självkännedom som präglas av prestigelöshet. Då förutsättningarna i hemtjänsten verksamhet kan förändras snabbt kräver det att du är stresstålig och kan se snabba lösningar. Du behöver tydligt kunna kommunicera dina lösningar och vara trygg i dessa. Du har god datavana och är bekväm med att använda dator och telefon som arbetsverktyg.

Anställningens omfattning
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Provanställning 6 månader kan komma att tillämpas.

Tillträde enligt överenskommelse.

Ansökan
Ansök senast: 2020-02-16

Anställning
Antal annonserande tillfällen: 1

Tjänsten innefattar arbete vardagar dagtid.

Övrigt
Urval och intervjuer sker löpande under ansökningstiden.


Söderköpings kommun strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
?Inför rekryteringsarbetet har Söderköpings kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre